Al emitir una nota de crédito, el cliente rechaza el documento. ¿Por qué sucede esto?

Cuando el cliente recibe la factura de compra, lo primero que hace es verificar si ésta fue recibida y aceptada por SII. Si todo está OK, entonces procede a enviar un acuse de recepción de documento, lo cual NO indica que está aceptada comercialmente.

El cliente tiene un plazo de 8 días a contar de la fecha de recepción del documento para “avisarle” a SII si acepta o reclama el documento. Si lo acepta, entonces el documento de compra pasa a ser parte de su contabilidad (queda ingresado como una compra), pero en caso contrario, al reclamarlo por algún motivo, el documento no es contabilizado, por lo tanto no “existe” dentro de su sistema contable.

Suponga el caso que el cliente reclama el documento por un motivo técnico. Usted tiene una venta que fue rechazada por el cliente, por lo tanto debe emitir una nota de crédito para “rebajarla” contablemente. Al emitir la nota de crédito, ésta es enviada a SII. Cuando se recibe la respuesta de aceptación por parte de SII, se le envía la nota de crédito automáticamente al cliente. El cliente la recibe y verifica si fue recibida y aceptada por SII. Si todo esta ok, el cliente enviará un acuse de recepción de documento al proveedor. Pero cuando procesen la nota de crédito, como el documento de referencia (Factura de Compra) no está en su sistema contable, la deben rechazar a través de un acuse de respuesta comercial hacia el proveedor. El hecho que el cliente rechace la nota de crédito no es algo “anormal” y no afecta de ninguna manera los procesos contables o administrativos del proveedor.

Por lo tanto, como resumen, es de esperar que el cliente rechace una nota de crédito cuando éste ha reclamado anteriormente la factura de compra que hace referencia, lo cual se puede considerar como algo normal dentro del proceso de facturación.